Dokumentacja niejawna, będąca zarówno poufnymi informacjami dotyczącymi działania firmy jak i danymi osobowymi klientów i pracowników musi być przechowywana w archiwum niedostępnym dla osób niepowołanych. Na dodatek, w tym samym archiwum przechowywane są również dane o operacjach zastrzeżonych oraz te objęte tajemnicą handlową. Nie mogą być one więc składowane w zwykłych zamykanych szafach, z racji wysokich obostrzeń nałożonych na takowe.
Zabezpieczona szafa na dokumenty niejawne i utajnione
Do archiwum nie kupowaliśmy więc standardowych szaf, zamiast tego wyposażając je w najlepsze możliwe egzemplarze, zarówno pod względem pojemności jak i zabezpieczeń. Szafy na dokumenty poufne ze skrytką sejfową są do tego zadania najlepsze, gdyż nie tylko są ogromnie pojemne, mieszcząc całą dokumentację jaka wymagana jest do prawidłowego wykonywania zadań przez pracowników, ale również doskonale zabezpieczone za pomocą zarówno zabezpieczeń mechanicznych jak i nowoczesnej elektroniki. Wewnętrzna skrytka, która może być używana do składowania najbardziej poufnych dokumentów lub też danych w formie elektronicznego nośnika jest zamykana na osobny klucz dostępowy, choć podobnie jak pozostałe zabezpieczenia, metoda zamknięcia skrytki może być dopasowana podczas zamawiania szafy od producenta. Dokumentacja jest bardzo dobrze zabezpieczona przed próbami nieupoważnionego dostępu do takowej, ale również składowana jest w bardzo wygodny sposób. Zamiast najbardziej standardowych półek szafa posiada bowiem wysuwane szuflady w których przechowywana jest dokumentacja, ułatwiając jej sortowanie i układanie wedle wcześniej przyjętej metody. Hermetyczne doszczelnienie chroni zawartość przed zakurzeniem i zawilgoceniem, a zewnętrzna skorupa osłania przed najwyższymi temperaturami i otwartym źródłem ognia.
Szafy mogą bez trudu być dostosowane do każdego poziomu bezpieczeństwa, a nie ma żadnych przeciwwskazań by szafy zabezpieczone w odmienny sposób funkcjonowały w jednym archiwum. Słabiej zabezpieczone szafy mogą być używane do przechowywania dokumentów o krótkim terminie archiwizacji, a w najsilniej zabezpieczonych można przechowywać najbardziej utajnione informacje i dane, w tym objęte całkowitą tajemnicą handlową czy też ograniczonym dostępem.