Sala konferencyjna, niezależnie od tego, gdzie jest zlokalizowana, aby w odpowiedni sposób spełniała swoją funkcjonalność dla nas, musi być wyposażona we właściwe meble i sprzęty, a jeszcze wcześniej powinna zostać właściwie zorganizowana. Ze względu na cechy, jakimi charakteryzować musi się sala konferencyjna, nie każde pomieszczenie może zostać na nią zaadaptowane, ponieważ czasami brakować będzie odpowiedniej akustyki, innym zaś razem sala będzie zbyt mała.
Trwałe wyposażenie sali
Kiedy projektujemy, a następnie wykonujemy zlecenie na wyposażenie sali konferencyjnej, pod uwagę musimy wziąć różne czynniki. Po pierwsze, ukształtowanie sali. W miejscu, gdzie będą odbywały się wystąpienia prelegentów należy zorganizować odpowiednie podwyższenie, dzięki któremu widownia będzie dobrze widzieć występującą osobę. Po drugie, bardzo ważne jest określenie, jakiego typu wyposażenie sal konferencyjnych sprawdzi się w przypadku przestrzeni o tego typu rozmiarze. Z uwagi na wielkość sali wybiera się, chociażby, wielkość ekranu projekcyjnego, na którym będą wyświetlane są różnego typu materiały, które chcą pokazać nam osoby przemawiające. Od wielkości sali zależne będzie też nagłośnienie, bez którego prelegent nie będzie w odpowiednim stopniu słyszalny dla osób znajdujących się w najdalszym miejscu na sali. Do wyposażenia sali konferencyjnej zaliczyć na pewno trzeba również wszelkiego typu krzesła, które są przygotowywane w części zaprojektowanej z myślą o widowni. Krzesła muszą znaleźć się w odległości, która będzie umożliwiała nam wygodne oglądanie prezentacji na ekranie projekcyjnym, bez konieczności niewygodnego odchylania głowy, które mogłoby mieć miejsce, jeśli krzesła znajdowałyby się zbyt blisko zamontowanego ekranu. Oczywiście, ważne jest też zastosowanie odpowiedniego systemu klimatyzacji.
Sale konferencyjne są miejscami, które cieszą się coraz większym zainteresowaniem, ponieważ same konferencje stają się wydarzeniami organizowanymi przez coraz większą liczbę firm różnego typu. Z tego też powodu wzrastają oczekiwania co do warunków technicznych, dzięki którym możliwe jest zrealizowanie konferencji w odpowiednio dobrej jakości. W efekcie projektanci i wykonawcy sal konferencyjnych poświęcają im coraz więcej uwagi.